Privacyverklaring
Hoe we omgaan met jouw persoonlijke gegevens
Laatst bijgewerkt: Oktober 2026
1. Wie zijn wij?
Jeugdkampen Sportiek VZW (ondernemingsnummer BE 0833.708.763) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Wij zijn gevestigd te Pol Vandorpestraat 2, 8210 Zedelgem.
Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via info@sportiek.be of 0476 / 48 23 07.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Bij inschrijving voor sportkampen verzamelen wij:
- Contactgegevens ouders/voogd: naam, adres, telefoon, e-mail
- Gegevens deelnemer: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht
- Medische informatie: allergieën, medicatie, bijzonderheden
- Noodcontactpersoon en contactgegevens
- Betalingsgegevens (via beveiligde betalingspartners)
Op onze website verzamelen wij:
- Functionele cookies en vergelijkbare technologieën (zie cookieverklaring)
- Anonieme bezoekersstatistieken via Umami, zonder cookies en zonder persoonsgegevens
- Logbestanden van websitebezoeken
- Gegevens uit contactformulieren
3. Waarom verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor:
Uitvoering van de overeenkomst:
- Organisatie en uitvoering van sportkampen
- Communicatie over kampen en praktische zaken
- Begeleiding tijdens kampen (medische zorg, noodcontact)
Wettelijke verplichtingen:
- Boekhoudkundige verplichtingen
- Verzekeringsdoeleinden
- Jeugdwerkreglementering
Gerechtvaardigd belang:
- Marketing en communicatie (met opt-out mogelijkheid)
- Verbetering van onze dienstverlening
- Websiteoptimalisatie
4. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw gegevens uitsluitend met:
- Kampbegeleiders: Alleen relevante informatie voor veilige begeleiding
- Verzekeringsmaatschappij: Bij ongevallen of claims
- IT-dienstverleners (onder verwerkingsovereenkomst), die uw gegevens alleen in onze opdracht verwerken:
- ACE Marketing: ontwikkeling en technisch beheer van de website
- Railway: hosting van de website en de database, op servers in de Europese Unie (Amsterdam)
- Amazon Web Services: opslag van foto's, documenten en versleutelde back-ups, in de Europese Unie
- Mailgun: verzending van e-mails, via servers in de Europese Unie
- Combell: domeinnaam en e-mail
- Mollie: Voor de afhandeling van online betalingen
- Boekhouder: Voor financiële administratie
- Overheidsinstanties: Wanneer wettelijk verplicht
Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.
5. Hoe bewaren wij uw gegevens?
Bewaartermijnen:
- Inschrijvingsgegevens: 7 jaar (boekhoudkundige verplichting)
- Medische informatie: Tot 3 jaar na laatste deelname
- Marketingcommunicatie: Tot u zich uitschrijft of na 3 jaar inactiviteit
- Websitelogs: 12 maanden
- Back-ups van de database: worden automatisch verwijderd na maximaal 30 dagen
Beveiliging:
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal. Dit omvat versleuteling, toegangscontrole en regelmatige veiligheidsupdates.
6. Uw rechten
U heeft de volgende rechten betreffende uw persoonlijke gegevens:
Inzagerecht
Opvragen welke gegevens wij van u bewaren
Rectificatierecht
Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
Recht op wissing
Verwijdering van gegevens (onder voorwaarden)
Recht op beperking
Beperking van verwerking
Recht op overdraagbaarheid
Overdracht van uw gegevens
Recht van bezwaar
Bezwaar tegen verwerking voor marketing
Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@sportiek.be. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.
7. Foto's en beeldmateriaal
Tijdens onze sportkampen maken wij foto's en video's voor:
- Herinneringen voor deelnemers en ouders
- Promotie van toekomstige kampen (website, sociale media)
- Interne evaluatie en kwaliteitsverbetering
Bij inschrijving kunt u aangeven of u toestemming geeft voor het gebruik van beeldmateriaal waarin uw kind herkenbaar is. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken.
8. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen om wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving te weerspiegelen. Belangrijke wijzigingen communiceren wij via e-mail of onze website.
9. Klachten
Bij klachten over onze privacypraktijken kunt u contact opnemen via info@sportiek.be. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Vragen over uw privacy?
Neem gerust contact met ons op voor vragen over deze privacyverklaring of uw persoonlijke gegevens.